BeSmart.pl

W jednym z komentarzy do wpisu o szybkim czytaniu Marcin zapytał mnie, w jaki sposób organizuję sobie czas. Spróbuję odpowiedzieć na to pytanie.

Większość ludzi działa poniżej swoich możliwości z jednego prostego powodu – nie używają swojego czasu właściwie. Zarządzanie czasem to zarządzanie życiem. Odpowiednie zarządzanie czasem to podstawowa umiejętność ludzi sukcesu – tak w życiu zawodowym, jak i w osobistym.

Ludzie listy piszą…

Jak już wiesz, stawianie celów wymaga solidnego zaplanowania. Nie inaczej jest w przypadku zarządzania czasem. Dlatego zapisuj wszystko, co chcesz zrobić, twórz listy twoich zadań (ang. to-do lists), obowiązków i sposobów realizacji twoich celów.

Brian Tracy, guru motywacji i zarządzania czasem pisze, że tworzenie listy zadań trwa średnio 12 minut dziennie, ale dzięki niej zaoszczędzisz od 4 do 10 razy więcej czasu w ciągu dnia. Tracy, podobnie jak autorzy wielu innych systemów GTD (ang. Getting Things Done), zachęca do tworzenia list z zadaniami na kolejny dzień, tydzień i miesiąc. Brian Tracy przekonuje, że samo tworzenie list i postępowanie wg nich momentalnie zwiększy twoją efektywność o 1/4. Dzięki temu będziesz miał więcej czasu dla siebie.

Prawo wymuszonej efektywności mówi, że nigdy nie ma wystarczająco dużo czasu, żeby zrobić wszystko, ale zawsze jest wystarczająco dużo czasu, żeby zrobić rzeczy najważniejsze.

…i wysyłają priorytetem

Dlatego konieczne jest uszeregowanie zadań pod względem ich ważności, np. systemem ABCDE. Sprawy najważniejsze oznaczasz jako A, mniej ważne jako B itd. Nie! Nie wszystkie twoje zadania są ważne – naucz się ustalać priorytety:

1. priorytet A – tak oznaczasz zadania, które są naprawdę ważne, a to oznacza, że jeśli ich nie wykonasz poniesiesz znaczące konsekwencje (np. zostaniesz wyrzucony z pracy)
2. priorytet B – dotyczy zadań, w przypadku których niewykonanie oznacza umiarkowane konsekwencje
3. priorytet C – związany jest ze sprawami, które fajnie byłoby wykonać, ale tak naprawdę nic się nie stanie, jeśli tego nie zrobisz, np. zadzwonić do przyjaciółki
4. priorytet D – to zadania, których nie musisz wykonywać, wystarczy, jeśli zlecisz je innym (D jak delegować)
5. priorytet E – E jak eliminować, tak oznaczysz zadania, które dotychczas wykonywałeś, ale tak naprawdę są zbędne, bo nie mają żadnej wartości dla twojego rozwoju

Trzymaj się sztywno tych priorytetów. Nie rób zadania B, jeśli wcześniej nie zrobiłeś A. Jeśli masz więcej niż jedno zadanie A, oznaczaj je odpowiednio A-1, A-2 itd., przy czym najpierw wykonaj A-1.

Zgodnie z zasadą Pareto, ok. 80% czasu poświęcasz sprawom, które w żadnym stopniu nie zbliżają cię do tego, co musisz lub chcesz osiągnąć czy to w pracy, czy w życiu osobistym. W tych 80% są rzeczy, które możesz wyeliminować (priorytet E), delegować (priorytet D) albo są to sprawy miłe, które w ostateczności możesz ograniczyć (priorytet C). Jedynie 20% czasu poświęcasz na sprawy naprawdę ważne – czyli te, które bezpośrednio przekładają się na osiągnięcie zamierzonego celu.

Jest kilka haczyków

Równie ważne jak spisanie zadań na liście jest ich odhaczanie. Kiedy ukończysz jedno z nich – stawiasz ptaszka obok odpowiedniego wpisu na liście. Wraz z odhaczeniem zadania poprawi ci się humor, gwarantuję! Kiedy będziesz wykonywał i odptaszkowywał kolejne zadania, będziesz doświadczał uczucia, że właśnie wykonałeś coś ważnego i będziesz z siebie dumny, przybędzie ci energii i motywacji do działania. Być może brzmi to trochę niepoważnie, ale to działa – na tym opiera się sukces tak popularnych w USA systemów GTD. Możesz się uzależnić od takiego odhaczania – i bardzo dobrze!

Są i żaby

Brian Tracy w książce Zjedz tę żabę zauważa, że sprawy ważne (priorytet A) to niemal wyłącznie sprawy najtrudniejsze z tych, które wypisałeś na liście zadań. Tracy przestrzega przed wykonywaniem najłatwiejszych zadań w pierwszej kolejności. Po pierwsze dlatego, że rzeczy najłatwiejsze to najczęściej rzeczy zbędne (priorytety E, D, czasem C). Po drugie – zadania najtrudniejsze są jak tytułowa żaba – obrzydliwe, więc jeśli musisz tę żywą żabę zjeść (a musisz!), to nie ma sensu siedzieć i przyglądać się jej zbyt długo.

Kiedy zaczynasz pracę, nie odsuwaj najtrudniejszych obowiązków na sam koniec, nie odwlekaj nieuniknionego. Jeśli ta żaba cały dzień będzie przesiadywała na twoim biurku, a ty przez cały czas będziesz myślał o tym, jak bardzo jest ona obrzydliwa, to konsekwencje mogą być nieciekawe – będziesz sfrustrowany i zestresowany, a przecież i tak prędzej czy później będziesz musiał tę żabę zjeść w całości.

Jedz żaby od razu, gdy je zobaczysz. Jedz je często, a wkrótce je polubisz.

Zapamiętaj akronim 5 x P:

„Prawidłowe planowania powstrzymuje przed przepracowaniem” – Rafał Lipnicki

Nie ma to jak wpadać w samozachwyt i cytować samego siebie :-)

Kategoria: produktywność, zarządzanie czasem

Jeśli spodobał ci się ten wpis, poleć go innym na: Wykopie, Gwarze lub OnMedia